六個步驟可以幫助你計畫準備好會議

會議結束了，馬特又在納悶哪里出了問題。一個半小時過去了，沒有達成任何結果，參加會議的六個人都覺得自己的時間給浪費掉了。開會的費用是很大的，每個與會人員的工資和福利都要加在一起。這樣算下來，會議每個小時的費用會高達幾百美元，或者更多。能否有效的利用開會時間可以區別是明智的舉措還是白白的浪費。下面的六個步驟可以幫助你計畫準備好會議，可以確保你的意見會得到大家的同意，你的職位不斷向前發展。

1．會議要有計劃和清晰的目標。大部分的會議是為了傳遞資訊或者解決問題。會前給每個與會者提供會議大綱和會議要達成的意向。把會前需要閱讀的材料發送給每個與會者。“勤勉者的計畫使他們領先”。有效的計畫是最重要的一步。

2．準備一份會議的安排並事先分發給大家。如果會議安排的時間很短，一份會議提綱會讓時間得到充分的利用。這份提綱應該包括簡潔的會議目的。如果會議是資訊性的，把需要傳達的材料概括出來，並提供提問的時間。這樣可使每個人集中話題。題外之談造成時間的浪費。如果發生了這種情況，就用會議提綱委婉的提醒大家會議的真正目的，並把話題拉回到正題。

3．如果一件事情需要大家一起策劃，會議一開始就把要解決的問題清楚的告訴大家，保證大家對問題有共同的瞭解和付諸行動的必要性。在大綱上，概括出問題和與之有關的情況。就手頭的情況要爭得大家的共識。這是因為每個人看問題的出發點不同，如果大家對現在的情況都沒有達成一致的認識和看法，談論解決的方案更是談何容易。有一個例子，會議的目的是縮短對客戶諮詢的反應時間。會議期間很明顯的有些與會者認為只有客戶的電話諮詢一項出了問題，而主持會議人則認為普通信件和電子郵件也出了問題。當這個分歧被指正後，會議變得非常有效和富有成果。“假設只會帶來爭論” 錯誤的假設會破壞會議的效率

4．提前訂好基本規則，包括時間限制，目的，和參加會議者的層面。如果會議要傳遞資訊，就向與會者解釋每個人都需要作筆記，並要求他們向自己的部門作傳達。會議要準時開始。我養成了準時開始會議的習慣，因為浪費時間是很昂貴的。因為每個人的時間都是寶貴的，加在一起更是如此。

5．確保會議不跑題，要讓話題一直順著主題發展，讓每個與會者都發表意見。請那些安靜，害羞的人發言，問他們具體的問題好知道他們的想法。同樣的，讓那些一直說個不停的人停下來。“第一個表態的聽起來很對，一直到別人來檢查他的觀點”不要讓少數幾個人把持整個會議。每個人被邀請來是因為覺得他們可以提出自己的觀點。成功的會議領導讓這個目的得到實現。所羅門王發現，“一個人心中的計畫如同深水，只有慎思的人得把水汲出。”

6．如果主要的與會者不能參加或者人們無備而來，不妨取消並重新安排會議。亂噪噪的開會是浪費時間，甚至還不如不開會議。我發現在人們沒有准備的情況下取消會議，把會議延期，並私下的和那些沒有準備的人交流讓他們再作準備，那麼當會議第二次舉行時，他們都會有備而來，會議也進行的更為順暢。